Et si vous pouviez enfin boucler vos To-do quotidiennes ?

Vous en rêvez ? Rubato le fait pour vous !

Comment faisons nous ça chez Rubato ?

Nous avons automatisé la To Do !

C’est-à-dire justement en créant des fils de tâches qui modélisent la vie de votre dossier. Cela nous permet chaque jour d’avoir : vos tâches, vos rendez-vous et les dossiers qui correspondent aux tâches d’aujourd’hui.
« Est-ce que j’ai des tâches en retard ? Moi j’en suis où ? Les autres personnes du cabinet ? Est-ce qu’on a encore des choses à affecter ?… ».

Tous les matins en 10 minutes ou ¼ d’heure maximum, vous faites donc le tour des choses que vous avez à faire, à produire dans la journée et n’avez qu’à gérer les vraies urgences, c’est-à-dire celles d’aujourd’hui, pas celles de demain ou celles de la semaine prochaine.… Derrière il ne vous reste plus qu’à produire ! 😉

Carlos Ghosn expliquait en 2010 que chaque jour il passait 1 heure le matin boite mail éteinte, téléphone éteint, tout éteint juste pour réfléchir à sa journée et bien prioriser. L’homme d’affaires qui a 120 000 salariés, ferme les écoutilles pendant 1 heure ! Parmi les avocats et avocates qui lisent cet article, combien se permettent chaque matin de tout couper pendant ½ heure le temps d’organiser leur journée ? Surement pas grand monde et pourtant ça donne des résultats dingues. Comme si un cuisinier ne prenait pas le temps avant de faire son plat de bien lire la recette et ses étapes et de s’assurer qu’il a bien tous les ingrédients…

Une fois que vous savez ce que vous avez à faire dans votre journée, vient la priorisation des tâches de votre journée.

Sur Rubato, il existe 3 niveaux de priorité intégrés dans vos séquences. Oui tout est important et il y a des choses urgentes et importantes tout le temps ! Mais prenons les dans l’ordre.

C’est pour cela que sur Rubato nous avons créé un agenda intelligent et synchronisable avec Outlook ou Gmail.

Nous y retrouvons les rendez-vous du jour évidemment, mais aussi de manière dynamique et traitées à part, les tâches qui vont être à faire dans la journée. Vient maintenant la fameuse partie de Tetris quotidienne pour faire rentrer toutes vos tâches dans la journée. Car c’est vraiment l’un des grands défis des journées des avocates et des avocats.
Sur Rubato, on purge votre agenda de toutes les tâches pour n’avoir que les rendez-vous bien positionnés, dynamiques et en équipe. Nous parlons des vrais rendez-vous, ceux qui ont une date, un horaire et des invités comme ça vos assistantes ne se disent pas « mais il a déjà 12 choses à faire au même horaire, est-ce que vraiment il n’est pas disponible ? Est-ce qu’il a vraiment 4 rendez-vous aujourd’hui ou en fait c’était des plages horaires qu’il s’était réservé pour lui-même mais qui ne sont en fait que des rappels toujours pour lui-même donc en fait je peux lui caler un rendez-vous… ? » Les fameuses plages horaires de « A faire » qui empêchent toute planification en équipe et limitent considérablement votre productivité et celle du cabinet.

Rubato vous propose un agenda intelligent car il manipule toutes les séquences de vos dossiers donc si vous décalez une date d’une tâche, la machine va nous permettre de choisir entre ne décaler que cette tâche là ou décaler toutes les tâches qui suivent. Ce qui nous permet d’avoir une gestion la plus dynamique et réaliste possible de tout ce qui va se passer dans vos dossier et donc de rentrer dans le détail car la machine automatise tous les calculs.

Avec Rubato qui vous génère automatiquement vos To Do quotidienne et celle de vos équipes, vous avez entre les mains un véritable outil de pilotage que ne sont pas les autres logiciels avocats qui font eux le suivi des pièces et de vos écritures. Avec Rubato,  vous gérez l’organisation et le suivi de l’ensemble des tâches de votre cabinet que ce soit de la facturation, du rappel client ou des temps de rédaction.

Rien que ça, ça enlève du stress ! 58 % de stress en moins selon les utilisateurs de Rubato.

Une cliente nous a déjà dit au bout de 6 mois d’usage de Rubato : « c’est quand même fou car avant je stressais, maintenant je Rubatise ! » Evidemment ça nous a fait plaisir ! Elle nous disait que même la nuit, ou quand elle est au palais ou avec un client et qu’elle se demande pourquoi elle n’a pas revu tel ou tel dossier avant ça la faisait stresser jusqu’au moment où elle rentrait au cabinet. Elle mettait alors 1 heure à faire le tour de ses dossiers et vérifier qu’elle n’avait rien perdu ou oublié. Avec Rubato elle allume son ordinateur ou regarde son téléphone et en à peine 2 minutes elle sait qu’il n’y a pas de problème et elle est rassurée en ayant fait le tour de son dossier. Rien que ça c’est donc 1 heure de gagnée, mais aussi du stress en moins donc du repos en plus et donc une meilleure efficacité le lendemain…donc c’est un gain réel quantifiable.

Rubato est utilisable sur ordinateur, tablette, téléphone, synchronisé en temps réel avec toute votre équipe et même utilisable hors ligne. C’est-à-dire que vous pouvez travailler et consulter votre application dans le métro, dans le train, dans des lieux sans connexion internet. Dès que vous récupérez du réseau, l’actualisation des données se fait automatiquement. C’est aussi ça la promesse de Rubato. Vous donner accès à votre application aussi pendant tous vos moments creux qui ne sont normalement pas vraiment efficaces et de pouvoir les rentabiliser. C’est aussi un gain réel : nous rentabilisons clairement votre temps de travail.