Victoire Sikora

Et justement, pour mieux comprendre ce métier on va revenir sur le contexte et la réalité de leur travail. Vous nous confiez qu’en moyenne un avocat traite 100 dossiers par an ce qui représente environ 39 tâches par dossier. Ce qui fait 3900 tâches…Comment s’est possible de gérer 3900 tâches ?

Jean-Philippe Cornet

Déjà on fait ce qu’on peut ! Le truc est là. On a été formés à être des experts de la matière juridique. Donc a manipuler de la donnée juridique., apprendre à rédiger, apprendre à suivre et gérer les dates de procédure, de clôture d’une opération etc.
Mais un avocat n’a pas été formé à la gestion.

Donc on a pas appris à gérer l’entreprise qu’est le cabinet :

• La gestion de projet
• Le collaboratif interne : votre équipe, les différentes personnes qui interviennent sur le dossier en interne)
• La gestion de projet externe. Quelles sont toutes les parties prenantes dans votre dossier ? Un expert, le juge, la partie adverse, etc. qu’on doit mettre en mouvement pour que le dossier avance.
• Et l’administratif avec cette espèce de gimmick de la profession : « c’est pas pour ça que je suis devenue avocat ! ».

Sauf que c’est justement sur ces parties là que sont les leviers d’optimisation de la profession et que le stress peut baisser.

Victoire Sikora

Et justement vous avez créé un outil pour organiser et gérer le processus global de suivi par dossier et non par collaborateur. Est-ce que ce que c’est ça qui fait sa force justement ? C’est ça qui est novateur ?

Jean-Philippe Cornet

Manifestement !
Depuis le début de Rubato, on est allés interviewer les avocats.
89% des avocats nous disent se réveiller la nuit au moins une fois par semaine de peur d’avoir oublié quelque chose.
Et quand on leur demande « oublié quoi ? », ça n’est jamais un problème de manipulation de données juridiques. C’est « est ce que j’ai bien reçu le mail d’untel ? est-ce que j’ai bien envoyé ça ?

C’est toujours une question de suivi longitudinal des dossiers.
Donc, avec Rubato, on passe de la logique qui est de dire : que doit faire chaque collaborateur ? qui est la logique historique et habituelle dont tout le système repose sur la rigueur de chacun et l’engagement personnel.
à l’idée que si un dossier est un projet, quelle est l’équipe qui est dessus ? et comment j’organise le suivi entre les différentes personnes de tout ce qu’il y a à gérer ?

Comment je répartis toutes les tâches qu’il y a à faire sur un dossier en fonction des capacités à faire de chacun, de la charge de travail et du profil et de l’expertise des uns et des autres pour optimiser le temps de travail ?

Victoire Sikora

Comment est-ce que vous arrivez à rentabiliser leur temps de travail ? Comment marche l’outil ?

Jean-Philippe Cornet

Pour nous, gagner du temps c’est déjà arrêter d’en perdre.
Comment ça marche ?
On a organisé pour structurer un suivi longitudinal, un système de tâches et de rendez-vous enchainés. Ce que nous appelons sur Rubato une Séquence.

Une séquence est égale à un dossier. Chaque dossier est modélisé par une séquence et donc un enchainement de tâches et de rendez-vous prévisibles qui va standardiser 80% de ce qui va se passer dans le cabinet. On couple cela avec un système de répartition des tâches et de gestion des aléas (les fameux 20%) pour suivre la dynamique du dossier (intervalles, ajouts de tâches ou de rendez-vous, etc.).
Cette logique centrale nous permet d’alimenter tout un bouquet de fonctionnalités.
Si j’ai organisé chaque dossier comme un fil de production j’ai donc l’intégralité de ma chaine de production prévisible et donc je peux alimenter :

• une to do quotidienne pour moi, mais aussi pour les autres personnes de mon équipe,
• un agenda intelligent,
• un tchat sécurisé par dossier…

On a tout un système de pilotage industriel d’un côté et de collaboratif d’équipe pour la gestion de projet efficace de l’autre. En mixant ces deux approches, on arrive à un outil qui a déjà des résultats assez bluffant.

Victoire Sikora

Justement parlons peut être des résultats. Vous êtes les seuls aujourd’hui à proposer un soutien sur le suivi de dossier. Est-ce que c’est quantifiable la réussite de cette plateforme ?

Jean-Philippe Cornet

On fait gagner aujourd’hui 3h par semaine par utilisateur.

Nos clients déclarent moins de 58% de stress et de charge mentale ressentie.
Point qui est le plus subjectif et qui est finalement le plus important.
Une question que j’aime poser aux avocats : « combien coute une heure de stress en moins ? » Ca n’a pas de prix. Donc 3h par semaine c’est vraiment bien !

Une augmentation de la facturation qui varie en fonction du type de cabinet entre 10 et 20%

Fidélité à 1 an de 90%

Une réduction du risque d’exploitation de 82%

Victoire Sikora

Pour le moment c’est donc testé et approuvé !

Jean-Philippe Cornet

Exactement 😉