Pourquoi logiciel avocat rime souvent avec contraintes ?

Que vous exerciez en individuel, avec une première collaboration ou que vous vous associiez, les questions liées au logiciel avocat ne manqueront pas de susciter des débats.

Outre le coût, utiliser un logiciel implique de le choisir. Il faudra connaître les offres présentes sur le marché, les comparer, puis de déterminer si une ou plusieurs d’entre elles sont pertinentes. Si la réponse est négative, il restera deux options : créer une solution sur-mesure ou travailler sans logiciel.

Un choix stratégique pour le cabinet

L’augmentation de l’offre de droit sur le marché, la concurrence accrue au sein de la profession et la judiciarisation de la société entraînent un besoin toujours plus aigu d’aller vite pour les avocats. Mais confondre vitesse et précipitation risque de créer des erreurs, voire d’engager la responsabilité de l’avocat.

Cette double exigence de permettre une accélération de la production et d’assurer la minimisation des risques pris par l’avocat se transpose sur le choix du logiciel avocat. Si l’automatisation de certaines tâches peut faire gagner un temps certain, encore faut-il avoir confiance dans sa machine.

Dès lors que la réflexion d’un logiciel avocat est entamée, le plus crucial est d’allouer du temps et des échéances à cette étude. En effet, repousser cette étude fait prendre autant de risque au cabinet que de répondre trop rapidement en n’étudiant pas tous les aspects de cette décision.

Pourquoi logiciel avocat ne rimerait-il pas ici avec gestion de projet ? Certaines de ces méthodes peuvent en effet être intéressantes à mettre en œuvre, notamment au moment du cadrage de la mission :

  • Qui va se charger de cette étude de marché ?
  • Combien de temps le cabinet donne-t-il à ce chargé d’étude pour réaliser ce comparatif ?
  • Quel est son pouvoir de décision et quels aspects nécessite une décision plus collective ?
  • Quels sont les critères de choix pertinents ?

Dans le détail, plusieurs aspects méritent d’être étudiés. En effet, les particularités de la profession créent un canevas de contraintes à respecter. Le secret professionnel et la déontologie implique des questions sur l’entreprise qui propose le logiciel. Qui sont ses créateurs ? Où sont hébergées les données ? etc

Comme souvent, si les raisons et les objectifs de ce choix d’outils sont clairs, l’étude des différentes options en sera simplifiée et le choix sera guidé par les critères d’évaluation mis en place.

Déterminer le rôle du logiciel avocat

Mais pourquoi logiciel avocat ne rimerait-il pas avec solution et confort ?

Quoi qu’on en dise, un logiciel reste un outil au service de l’avocat. Si les différentes fonctionnalités attendues sont identifiées et priorisées, l’achat d’un logiciel avocat va permettre d’organiser le travail du cabinet.

Pour se repérer entre les différents logiciel, il faut tenir compte du but du logiciel. Pour les cabinet d’avocat, il en existe 2 grandes catégories :

  • D’un côté, les logiciels techniques d’aide à la création de contenus pour l’avocat : base documentaire accessible via internet, bibliothèque de trames à personnaliser selon l’affaire ou l’opération
  • De l’autre, les logiciels de gestion : logiciel de comptabilité ou de facturation, suivi des temps, pilotage de l’activité du cabinet, dématérialisation des archives, etc

En fonction du cabinet, des activités dominantes des avocats, le rôle du logiciel avocat va varier.

Travailler sans logiciel

Souvent par manque de temps ou pour limiter autant que possible les coûts, beaucoup d’avocats décident de ne pas s’abonner à un logiciel métier.

Avec un tableur Excel, Numbers ou Open office, une boîte mail et un disque dur externe, il est possible de travailler. L’important est d’abord et avant tout d’avoir accès à une base de données juridiques de qualité et d’avoir une boîte mail pour communiquer.

Tous ces outils logiciels sont souvent déjà installés lors de l’achat d’un ordinateur et donne l’impression de travailler sans logiciel. Mais le temps passé pour personnaliser et utiliser ces outils génériques doit être pris en compte pour évaluer la pertinence de ce choix.

C’est pourquoi logiciel avocat et rationalisation des coûts devraient aller de concert.

Créer un logiciel sur mesure

Certains cabinets choisissent de faire appel à un développeur ou à une agence web pour créer leurs outils. Quelques très gros cabinets ont une équipe informatique interne qui peut être sollicitée.

L’avantage de ce choix est que la personnalisation peut alors être poussée à son maximum. La difficulté devient de réussir à devenir chef de projet ou maître d’ouvrage informatique.

En effet, quitte à investir, pourquoi logiciel avocat ne deviendrait-il pas synonyme de

Superviser la création d’un logiciel sur mesure ne peut pas être improvisée. Il faut d’abord définir les objectifs et le budget alloué. Il faut ensuite s’assurer que les attentes de l’utilisateur ont été assez bien expliquées et comprises. Beaucoup de projets informatiques sont compliqués par les non-dits et les raccourcis. Un informaticien ne connaît et ne comprends pas les particularités de la profession d’avocat. De même, les avocats ne comprennent pas les incidences de leurs demandes sur le choix des technologies, les fonctionnalités ou l’architecture informatique. Il est donc important de tenir compte du temps nécessaire pour suivre les réalisations.

C’est pourquoi logiciel avocat signifie souvent achat ou abonnement.