Le difficile choix d’un logiciel pour les avocats français.

Depuis quelques années maintenant, la révolution numérique touche la profession d’avocats. Les articles de presse parlent de projets de robot avocat, de l’intelligence artificielle qui doit bouleverser le travail des praticiens ou du développement de la Legaltech. Derrières toutes ces évolutions numériques et ce bruit médiatique, on trouve le logiciel avocat pour faire fonctionner ces outils. Alors comment s’y retrouver et choisir la solution pertinente ? Voici nos critères pour se repérer sur ce marché en constante évolution.

Les logiciels de contenu juridique

Pour trier les propositions dans le monde du logiciel pour les avocats, il faut d’abord identifier le but du logiciel. Certains d’entre eux ont pour objectif de faciliter la création ou la rédaction de droit. Les bases de données de jurisprudences en ligne agrémentées de moteurs de recherches appartiennent par exemple à la famille des logiciels GED, les outils de Gestion Électronique de Documents.

En France, on pense aux solutions des éditeurs juridiques historiques (Dalloz, Litec, Wolter Kluwer ou Lexbase). La conversion des recueils papiers vers les bases de données en ligne est en train de s’achever. Presque tous les cabinets sont abonnés selon leurs domaines d’activités dominantes.

Il faut cependant aujourd’hui y ajouter les solutions développées par la Legaltech, dont les moteurs de recherche permettent, en plus de répertorier les jurisprudences, de proposer une analyse de celle-ci. On pense ici à Prédictice, CaseLaw Analytics ou encore Doctrine. Si ces solutions commencent à être utilisées en France, les avocats américains utilisent depuis plusieurs années maintenant ce type de logiciel d’automatisation et l’analyse statistique, qu’on appelle prédictive.

Les logiciels pour l’organisation du cabinet d’avocat

Une autre catégorie de logiciel pour les avocats est celle dont l’objectif annoncé est d’aider à la gestion du cabinet. Les logiciels comptables ou de facturation sont nombreux et les approches varient. On trouve des solutions qui suivent les documents de gestion de l’avocat de la création de sa convention d’honoraire à celle de sa facture définitive. D’autres répertorient le temps passé par dossier ou par opération. Dans tous les cas, ce suivi semble partiel car il ne tient pas compte de l’environnement de travail du cabinet. Par exemple, un logiciel qui compte les minutes passées sur un dossier s’appuie sur le temps durant lequel le dossier a été actif. Mais en comptant les minutes entre l’ouverture du dossier et sa fermeture, il ne tient pas compte des coupures téléphoniques de clients, de collègues ou de confrères. A quel dossier dont-on imputer ce temps ? Souvent ces logiciels proposent un relevé de temps que l’avocat doit amender et valider avant de l’envoyer à son client.

À côté, on retrouve les logiciels pour le stockage ou l’archivage de tous les documents et pièces des dossiers. Les échanges entre avocats et clients se déroulent par mails ou par solutions de transfert de documents. Il faut enregistrer ces éléments de preuve de manière organisée. De plus, les échanges avec la justice sont de plus en plus dématérialiser. Il convient donc d’organiser et de classer son dossier de procédure sur un espace de stockage numérique (serveur ou solution Cloud).

Un élément pour la stratégie de différenciation des cabinets

A l’heure où le nombre d’avocats en exercice accroît la concurrence et où des solutions innovantes apparaissent sur le marché, les avocats doivent se demander ce qui leur permettra d’être identifiable par les clients potentiels.

Les questions de la spécialisation de l’activité et de la communication du cabinet deviennent incontournables. C’est une réflexion de stratégie marketing qui se cachent derrière cette concurrence. Le positionnement de l’offre sur un marché concurrentiel, l’identification des marqueurs d’identification de la marque qu’est un cabinet d’avocat sont des facettes de cette stratégie.

Le choix du bon logiciel pour les avocats devient alors la conséquence de cette réflexion. C’est la mise en œuvre opérationnelle de la définition de leur stratégie de différenciation.

Un outil efficace pour optimiser la relation client

Quelle promesse vais-je faire ou pouvoir faire à mes clients en terme de délais ? Dois-je les assurer de ma disponibilité ou de ma réactivité ? Comment puis optimiser ma communication avec eux ? La fréquence des communication est-elle dépendante de l’intensité ou de la technicité du message ?

Autant de question que tous les avocats se posent aujourd’hui. Et si ces éléments sont évoqués comme des contraintes, c’est que les avocat n’ont pas résolu ce problème. C’est pourtant la mise en place de la nouvelle relation client des avocats qui se profile derrière ces éléments.

Un logiciel pour les avocats doit permettre d’apporter ces réponses.