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M.e Marie Dessein - Avocate au Barreau de Nantes
J’ai monté mon cabinet il y a un an et une juriste travaille avec moi à distance.
Je commençais à rentrer beaucoup de dossiers et à être tout simplement sous l’eau.
J’avais besoin d’une solution rapide, efficace et dont je pouvais avoir la maîtrise rapide pour avoir une visibilité sur l’ensemble de mes dossiers en cours.
Dans mes anciens cabinets, en tant que collab’, j’ai le plus souvent utilisé Excel pour essayer d’avoir une vue sur l’ensemble de mes dossiers. Mais ce n’était pas confortable. J’y passais beaucoup de temps, ce n’était pas connecté avec mon agenda. C’était très stressant car mon respect des délais dépendait entièrement de la qualité de la tenue de mes tableurs…
J’ai connu Rubato par twitter et LinkedIn. C’est une consœur et amie qui m’en a parlé.
J’ai tout de suite été séduite, en particulier par le fait que je puisse en faire ce que je veux.
J’ai un vrai besoin de souplesse car, finalement, j’adapte ma façon de travailler continuellement. L’outil devait donc s’adapter à ma logique et à mes évolutions.
Et puis comparé aux logiciels métiers, Rubato est un outil complet mais dans lequel je ne me perds pas. J’utilise toutes les fonctionnalités au quotidien.
L’autre point positif de Rubato est qu’il s’adapte aux différentes personnes au sein d’un même cabinet. Ma juriste travaille sur des matières bien différentes des miennes et elle s’organise également différemment mais on se retrouve sur Rubato et c’est vraiment confortable pour toutes les deux. ça fidélise aussi, c’est certain.
La facilité d’utilisation et le prix très abordable (surtout quand on s’installe comme moi) ont fini par me convaincre.
Mon compte a été créé rapidement et j’ai pu vite rentrer mes dossiers. Jean-Philippe Cornet a été là pour répondre à mes interrogations ou m’aider dans la rédaction de mes premières séquences.
Je me suis d’ailleurs arrachée les cheveux au début sur l’écriture des séquences car c’est la première fois que je me posais vraiment sur mon fonctionnement : quelles sont toutes les étapes d’un dossier ?
Au cabinet on dit « on Rubatise », « je fais du Rubato » !
J’utilise l’outil au cabinet avec l’agenda Rubato ouvert en permanence sur mon ordinateur. Je l’utilise aussi en déplacement et surtout en audience (avec ou sans réseau d’ailleurs) sur mon téléphone ça me permet de continuer à travailler. Je regarde, je donne des instructions sur les dossiers à suivre, je mets des deadlines, je fais avancer mes dossiers.
Quel gain de temps !
J’utilise Rubato tous les jours, tous les matins je commence par ça.
J’ouvre Rubato pour voir ce que j’ai à faire, je regarde mes tâches en retard, si j’en ai, et je regarde mes mails pour voir si je n’ai pas une urgence et je priorise ma journée.
Avant d’utiliser Rubato, j’avais des journées où je commençais 150 trucs et je n’en finissais aucune. C’était frustrant, pas super productif et très stressant. J’avais des journées où je ne faisais que finir ce que j’avais commencé la veille… Maintenant je peux identifier des tâches importantes que je ne peux pas me permettre de mettre en « tâche en retard », comme la finalisation d’un dossier. Souvent c’est l’histoire de 30 minutes qui pouvait trainer pendant plusieurs semaines. J’avais pourtant fait 90% du travail.
J’ai aussi ritualisé une session hebdomadaire sur Rubato où je passe toute la semaine en revue et toutes mes tâches en retard. Ça me donne une vue sur l’ensemble de mes dossiers et leur avancement respectif.
Avec 6 mois de recul, je peux dire que Rubato m’apporte ce que je cherchais : une vue d’ensemble et une vue précise sur chaque dossier. A un moment donné, quand on gère 150 – 200 dossiers, on ne sait plus. En tous les cas moi je ne savais plus avant Rubato.
Pour chaque dossier je vois tout ce qui se passe, je sais tout. Et quand je ne me rappelle plus je regarde dans Rubato et je sais tout de suite. Evidemment j’ai encore besoin de mon agenda à côté pour rechecker de temps en temps mais à chaque fois je vois bien que ça match donc plus ça va plus je me détends.
En cette rentrée surchargée quand je ne sais plus par où commencer, j’ouvre Rubato et je prends mes tâches une par une. Je ne panique plus, je ne perds plus de temps. Je suis vraiment beaucoup plus détendue. Plus généralement, quand j’ai un coup de chaud, que je me sens débordée, que je suis sous l’eau, maintenant j’ai le reflexe Rubato. Je me calme tout de suite car je vois ce qui est prévu. Rubato me donne ma liste de tâches ou de RDV à faire dans la journée donc à un moment donné, il faut que je les fasse. Du coup c’est parti, je les fais une par une et j’avance.
Le système de notes est pour moi la fonctionnalité clé de Rubato. Dès que je pense à quelque chose, à n’importe quel moment, et n’importe où, je le note dans Rubato, dans le bon dossier et comme ça je n’ai plus à y penser. Ça me rassure de voir que je l’ai bien noté quand je suis chez moi le soir et que ça me revient en tête. Et puis pour le, collaboratif c’est vraiment top ! Les notes attachées au bon dossier ont dépollué ma boîte mail et celle de ma juriste et ont permis un meilleur suivi. Je ne ferais plus marche arrière.
Finalement grâce à Rubato, j’ai gagné en sérénité, j’ai fidélisé ma juriste et je n’ai quasi plus de loupés car ça me force à anticiper.
J’ai hâte de voir l’historique des dossiers. Ça me permettra d’être encore plus rassurée surtout dans mon rôle de supervision.
Et si Rubato pouvait un jour stocker mes pièces par dossier et gérer ma boîte mail…Un espace partagé avec mes clients, ça serait top aussi…On a le droit de rêver un peu 😉
Rubato en un mot :
Sérénité
Le truc en plus :
Je peux en faire ce que je veux ! Et maintenant que je passe tout sur Rubato, c’est important de savoir que je peux récupérer l’ensemble de mes données si besoin.
Une anecdote :
Cette année j’ai pu partir en vacances 3 semaines sans travailler. Grande première pour moi de nature très stressée et très connectée. J’ai juste fait un check à mi-vacances avec ma juriste : j’ai ouvert ma boîte mail et entré dans Rubato les nouveaux dossiers. A mon retour j’ai vu qu’il n’y avait pas d’urgence ou qu’elles avaient déjà été identifiées donc je savais par où commencer.